Іноді під час закупівельного процесу виникають ситуації, коли Замовник може зекономити кошти. Наприклад, якщо очікувана вартість закупівлі була вищою, ніж виявилося пост-фактум. Або Закупівельник не мав досвіду аналогічних закупівель і не врахував деякі нюанси. У таких випадках замовник об’єктивно не міг передбачити, що після проведення закупівлі у нього ще залишаться кошти. Зекономити кошти можливо на різних етапах здійснення закупівель – і в процесі виконання договору, і на стадії проведення тендеру. Тож як закуповувати на зекономлені кошти, щоб не порушити умов закону?
Сама сутність публічних закупівель полягає в тому, щоб витратити кошти максимально ефективно та економно. І в тому числі, правильно і вигідно витратити зекономлені кошти в процесі здійснення закупівель. Використання зекономлених коштів покладає на замовника певні права та обов’язки, а також відповідальність в разі їх невиконання.
Публічні закупівлі здійснюються за укладеним договором, однією з істотних умов якого є ціна. А ціна може змінюватися тільки у конкретних випадках, які визначені у Законі. Причому, як в більшу, так і в меншу сторону. Якщо ціна зменшується, то частина коштів, які було заплановано витратити за договором, вважається зекономленою.
Або під час аукціону вартість предмета закупівлі може знизитися. І кошти також будуть економлені.
В обох випадках економія не планувалася заздалегідь, це просто збіг обставин, які відбулися вже після планування закупівлі. А сума, яку вдасться зекономити тим паче не могла бути відомою чи прорахованою.
Згідно з Законом України «Про публічні закупівлі», закупівля здійснюється відповідно до річного плану, а планування закупівлі – на підставі потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг.
У річний план закупівель можна вносити зміни, планувати нові закупівлі. А тому дуже важливо, щоб була чітко обґрунтована потреба використати зекономлені кошти на нову закупівлю. Інакше замовника можна звинуватити та притягнути до відповідальності за безпідставно витраченні кошти.
Припустимо, обґрунтована потреба використати кошти знайшлася. І тут у замовника з’являється питання: чи зобов’язаний він для визначення виду закупівлі, який залежить від суми, визначати цю суму, врахувавши раніше проведені закупівлі по тому ж предмету? Чи не буде він звинуваченим в штучному поділі предмета закупівлі на частини?
Повертаючись до Закону, знаємо, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану, в якому зазначається, зокрема, розмір бюджетного призначення та очікувана вартість предмета закупівлі. Це підтверджує, що у замовника не було попередніх планів щодо суми зекономлених коштів, їх штучного відокремлення та використання. А тому економія коштів та їх використання у нових закупівлях не може бути розцінене як свідомий поділ замовником предмету закупівлі на частини.
Отже, робимо висновки про особливості закупівель на кошти, які вдалося зекономити.
- Економія відбулася без впливу на кількісні та якісні характеристики предмету закупівлі.
- Об’єктивно неможливо було на момент планування закупівлі передбачити суму коштів, яка виявиться зекономленою.
- Для того, щоб законно використати зекономлені кошти на нову закупівлю, обов’язковою має бути обґрунтована потреба такого використання. І, відповідно, потрібно внести зміни до річного плану.
- Закупівля на зекономлені кошти здійснюється без урахування попередніх закупівель за тим самим предметом. Тобто товари, послуги або роботи, які закуповуються, становлять самостійний предмет закупівлі.
Взагалі, замовник, в разі наявності зекономлених коштів, може піти двома шляхами:
1) укласти додаткову угоду до діючого договору. .
2) укласти новий договір на закупівлю на зекономлені кошти.
Якщо він обирає перший варіант, то не зобов’язаний планувати закупівлю в додатку до річного плану. Це пояснюється тим, що це не нова закупівля в розумінні Закону № 922, а розглядається як зміна істотних умов діючого договору. В цьому разі, зрозуміло, постачальник залишається той самий. Але код ДК може бути іншим.
Якщо замовник обирає другий варіант, то він має запланувати нову закупівлю в додатку до річного плану та оприлюднити додаток в електронній системі закупівель, як вже було вказано вище. У цьому разі постачальник може бути інший, як і код ДК.
Але пам’ятайте, що тип процедури закупівлі, і на зекономлені кошти в тому числі, залежить від суми очікуваної вартості закупівлі. Тож і проводити їх потрібно відповідно.
Нагадаємо:
- від 1 коп. до 50 тис. грн
Можна здійснити закупівлю через Prozorro.Market або укласти договір з постачальником. В обох випадках прозвітувати.
- від 50 тис грн до 200 тис. грн, для товарів та послуг, та робіт – до 1,5 млн грн.
Проводиться спрощена закупівля, запит ціни пропозиції або публікується Звіт про укладений договір.
- товари, послуги – від 200 тис. грн. до 133 тис. євро, а роботи – від 1,5 млн грн. до 5 150 тис євро.
Проводяться відкриті торги, переговорна процедура закупівлі, конкурентний діалог або торги з обмеженою участю.
