Яка потреба? Відібрати необхідні дані для аналізу
Що робимо? Розбираємося, як якісно обмежити нашу вибірку закупівель, щоб нічого не втратити і максимально чітко знайти потрібні дані.
Чому це важливо? Функціонал публічного модуля аналітики дозволяє аналізувати детальну інформацію про кожен тендер та лот закупівлі. Але закупівель з кожним роком стає більше. За припущенням команди DOZORRO, таблиці з великими масивами даних перевантажують роботу bi.prozorro.org. Щоб модуль працював без перебоїв, ми встановили обмеження на відбір та вивантаження даних. Тому користувачам нашого інструменту потрібно навчитися відбирати саме ті закупівлі, які найбільше відповідають потребі в аналізі даних.
Що саме змінилося в публічному модулі аналітики та навіщо
Публічний модуль аналітики складається з різних об’єктів: фільтрів, діаграм, графіків та таблиць. Останні містять у собі детальну інформацію про тендери та лоти, їхніх учасників та організаторів, про скарги та моніторинги закупівель. Усі таблиці можна вивантажити. Найбільше інформації знаходиться в таблицях «Тендери/Лоти» та «Лоти» додатків «Етап закупівель». Маємо припущення, що вивантаження користувачами таблиць з великим масивом даних впливає на стабільність роботи bi.prozorro.org. Тому ми вирішили обмежити кількість даних, які відображаються в таблицях «Тендери/Лоти» (додатку 12. Етап закупівель за останні два роки) та «Лоти» (додатку 12.1 Етап закупівель за всі роки), до 20 тис. найновіших лотів за датою оголошення. При цьому всі показники і об’єкти, зокрема і інформація про кількість тендерів та лотів, очікувана вартість та інші дані над таблицею завжди розраховуються відносно відібраних лотів. Інформація над таблицею завжди реагує на відбори, які ви зробили, і змінюється залежно від застосованих фільтрів. Тож якщо кількість тендерів та лотів перевищить ліміт, детальну інформацію у таблиці ви зможете дослідити лише щодо 20 тис. лотів закупівель. Поки ми не можемо сказати, це тимчасове обмеження чи постійне. Ми перевіримо, чи впливає кількість даних у таблицях на перебої в роботі модуля і приймемо рішення.
У зв’язку з такими змінами, ми підготували для вас поради, як надалі ефективно використовувати наш інструмент для аналізу даних про закупівлі залежно від різних запитів.
Якщо для аналізу потрібні статистичні дані
Частина користувачів публічного модуля вивантажує таблиці з даними, щоб потім опрацьовувати їх в Excel і рахувати потрібну статистику. Тому протягом останніх двох років наша команда працює над ним, щоб найпопулярніші показники, які раніше треба було рахувати вручну, одразу були в модулі. Для цього ви можете скористатися будь-яким із 12 листів і знайти вже зведену інформацію, що потрібна саме вам. Найбільш універсальний середи цих листів — «Показники».
Уже на цьому листі можна вибрати потрібні вам закупівлі. Якщо вас цікавить обсяг і структура ринку за надпороговими закупівлями, за які можна було позмагатися на аукціоні, скористайтеся фільтрами «Конкурентність», «Допороговість» та «Статус лота». Останній — щоб вибрати саме ті тендери, які завершилися підписанням договору. Цікавлять закупівлі в конкретному регіоні чи групі товарів/послуг — клікніть на карту чи діаграму з групами CPV. За потреби у нижній частині листа можна встановити часові межі на закупівлі.
Для зручності користувачів додали на лист «Показники» поля «Лот» та «Організатор». Тепер за допомогою поля «Лот» можна шукати та відбирати потрібні закупівлі за ключовими словами і відразу отримувати потрібні статистичні дані.
Поле «Організатор» допоможе користувачам відібрати дані про закупівлі конкретного замовника або групи замовників та дослідити їх.
Загальний перелік закупівель, які ви відібрали, можна далі вивчати ще глибше. Тут вам допоможе вкладка «Деталі». Наприклад, якщо необхідно дослідити закупівлі лише конкретного типу процедур, типів учасників чи організаторів. Або ж відібрати закупівлі у відповідному діапазоні сум очікуваної вартості.
Буває, що ви хочете поділитися інформацією про закупівлі з кимось ще. Вивантажуєте дані, робите графіки, зберігаєте це все і відправляєте колезі на пошту. Утім, можна просто створити посилання на вибірку та надіслати його.
Отже, лист «Показники» допоможе отримати загальні статистичні дані про закупівлі. Ви можете взяти їх одразу тут, без того, щоб вивантажувати інформацію та дораховувати щось вручну. Однак якщо захочете, дані з діаграм все ж можна завантажити собі у форматі зведених таблиць.
Клікніть правою клавішею миші на діаграму та оберіть лінійчату діаграму. Потім із меню виберіть «Переглянути дані». Ви отримаєте таблицю замість діаграми, яку можна завантажити у зручному форматі.
Якщо хочете попрактикуватися з використанням функціоналу цього листа та інших, заповніть форму. Так ви отримаєте доступ до завдань. Ми перевіримо виконанні завдання та, за потреби, допоможемо покращити аналітику.
Якщо для аналізу потрібно знайти конкретні лоти або достатньо менше даних, ніж 20 тисяч лотів
Щоб з даними було зручно працювати, і на це доводилося витрачати менше часу, краще одразу максимально обмежити вибірку під ваш запит. Якщо ви шукаєте дані про закупівлі конкретного товару, наприклад, буряка, тоді рекомендуємо спочатку обрати на боковій панелі підходящий код класу CPV або скористатися пошуком за ключовими словами. Якщо ж вас цікавлять найновіші закупівлі без прив’язки до конкретного товару, але наприклад, із очікуваною вартістю від 500 тис. грн, можете зробити обмеження за сумою в полі «Очікувана вартість» та за датою оголошення тендеру. Загалом у нас є понад 700 різних фільтрів, за якими можна відбирати закупівлі. Щоб вам було легко зорієнтуватися і знайти серед них потрібний, ми створили спеціальний довідник. Крім цього, найпопулярніші поля ми вивели в бокову панель. Там ви зможете знайти фільтри за регіоном організатора, класом CPV, наявністю передоплати та сумою гарантії забезпечення.
Якщо потрібно відібрати більше, ніж 20 тисяч лотів
Рекомендації щодо обмеження вибірки, які ми описали, допоможуть скоротити кількість даних. Але може статися й таке, що вам треба дослідити більше 20 тисяч лотів, або порахувати щось зовсім своє. Наприклад, якщо ви хочете вивчити всі коронавірусні закупівлі. Тоді вам треба буде вивантажити дані за декілька підходів.
Рекомендуємо спочатку розбити лоти за періодом. Для цього можете скористатися відборами за роками та місяцями, які розташовані знизу або відібрати лоти за датою оголошення тендеру. Далі можна буде декілька разів вивантажити дані за окремі періоди, і зібрати їх у одну таблицю в Excel.
Інший зручний варіант, щоб вивантажити й далі аналізувати дані — поділити їх за регіоном організатора. А далі знову можна буде зібрати закупівлі в одну таблицю в Excel.
Автор статті – Поліна Колганова
