Національний банк України одним із перших з початку повномасштабного вторгнення рф в Україну повернувся до здійснення закупівель в електронній системі Prozorro. Навіть в умовах безпрецедентних викликів НБУ здійснює критичні закупівлі через конкурентні процедури, адже успішно проведений тендер для центробанку – насамперед прозорий тендер.
У 2022 та 2023 роках закупівлі Національного банку стали ще конкурентнішими та економічно вигіднішими, ніж у попередні роки. Як цього вдалося досягти?
Порадами, як проводити ефективні публічні закупівлі, поділився директор Департаменту закупівель Національного банку Андрій Телюпа.
Підготовка до тендеру
Підготовка до тендеру складається з кількох практичних кроків, які дають змогу чітко сформувати закупівельну тендерну заявку.
По-перше, якісне дослідження ринку. Сьогодні є доступ до великої кількості даних (через Prozorro, Google тощо). Тож, перш ніж формувати тендерну заявку, необхідно дослідити ринок, ознайомитися з постачальниками потрібного предмета закупівлі, вибрати з них найактивніших та провести консультації.
Основою очікуваної вартості закупівлі мають стати пропозиції від бізнесу та реальні ринкові ціни.
Приклад. Департамент закупівель працював над великою закупівлею комплексних послуг (прибирання, вивезення побутових відходів тощо) для всіх об’єктів Національного банку в Києві та регіонах. Використовуючи дані Prozorro, ми обрали 10 компаній, які відповідали обсягам нашого замовлення, зазначеним у договорі, провели з представниками цих компаній круглий стіл, за підсумками якого ми переглянули наші вимоги стосовно досвіду виконання компанією-підрядником аналогічного договору, зокрема видалили непрофільні послуги. В такий спосіб вдалося збільшити конкуренцію.
По-друге, чітка і прозора документація. Вона має бути максимально простою і зрозумілою. В закупівлях Національного банку в окремому додатку викладається повний перелік необхідних документів. Це зручний чекліст як для замовника, так і для постачальника.
Важливо, щоб технічна документація постачальників не містила жодних помилок, адже їх виправлення заборонено вимогами Антимонопольного комітету України (АМКУ).
Приклад. В одному з наших тендерів переміг постачальник з найнижчою ціною, проте він не додав переклад технічного каталогу українською мовою. У зв’язку з цим ми виділили на додавання україномовного каталогу ще 24 години. Фактично нічого не змінилося, просто додався переклад.
Водночас інший учасник подав скаргу до АМКУ і виграв її. Через це ми втратили вигідну пропозицію. Тому зараз всіх замовників просимо бути дуже уважними до технічних вимог, а постачальників, які хочуть брати участь у тендері, ретельно їх виконувати.
По-третє, персоніфіковані запрошення. Функціонал запрошення постачальників за кодом CPV сьогодні покладається на електронні майданчики. На жаль, це працює не дуже ефективно, тому що більшість сприймає такі листи як спам.
Наша стратегія – посилювати дотендерну комунікацію задля збільшення конкуренції. Ми додатково розсилаємо електронні листи із запрошеннями потенційним учасникам аукціону.
Коли ви персонально звертаєтеся до постачальників та запрошуєте їх на ваш тендер, їхня мотивація взяти в ньому участь збільшується. Адже вони бачать, що компанія зацікавлена провести відкритий та чесний аукціон.
Приклад. Щорічно закуповуючи комплексні послуги з клінінгу, проведення передтендерних консультацій дає змогу забезпечити стабільну участь 6–8 компаній-лідерів ринку цих послуг в Україні.
Перевірка переможців тендеру
Дотримання законодавства є оновою прозорого та якісно проведеного тендеру. В цьому контексті важливу роль відіграє перевірка переможців аукціону. Крім дотримання законодавчих вимог, перевірки дозволяють попередити репутаційні та безпекові ризики.
Департамент безпеки НБУ ретельно перевіряє учасників закупівель в частині законодавчо визначених норм, державних реєстрів, які впливають на прийняття рішення відповідно до законодавства про публічні закупівлі. Наприклад, чи до учасника не були застосовані заборони на здійснення публічних закупівель, чи не вчиняв він антиконкурентні узгоджені дії, чи не співпрацює з агресором тощо.
Так, Національний банк в межах законодавства відхиляє усі пропозиції учасників:
до яких застосовані санкції;
які мають стосунок до рф та рб;
які були засуджені;
якщо виявлено конфлікт інтересів тощо.
У випадку, якщо немає законних підстав відмовити переможцю аукціону, який запропонував найнижчу ціну, ми підписуємо з ним договір.
Наша позиція в таких питаннях чітка – пріоритет закону таі економії коштів: переможець тендеру має відповідати всім вимогам чинного законодавства для участі в закупівлі та запропонувати найбільш економічно вигідну пропозицію.
Забезпечення виконання договору
Виконання всіх тендерних умов – ключова мета проведення закупівлі. Тому варто пам’ятати про зобов’язання постачальників. Вимоги до забезпечення тендерної пропозиції мають бути чітко прописані в договорі.
Забезпечивши вищезазначене, на аукціон приходитимуть реальні компанії, а замовники матимуть змогу відсіяти «тендерних тролів». Відповідно під час виконання договору постачальник буде значно дисциплінованішим.
Посттендерна робота
Навіть коли тендер завершений, а договір підписаний, варто продовжувати досліджувати ринок. Це сприяє подальшому вдосконаленню закупівельної діяльності компанії.
На чому варто зосередитись?
Вивчайте досвід інших замовників. Щоб краще розуміти, як побудована робота із закупівель в інших компаніях, Національний банк проводить зустрічі з іншими замовниками. Наприклад, про деякі цікаві інструменти ми дізналися, зустрівшись із представниками ДП «Медичні закупівлі України». Оскільки вони працюють переважно з іноземними контрагентами, то імплементували систему SAP Ariba. Цей міжнародний інструмент ефективно доповнює роботу в Prozorro.
Стежте за новими тенденціями. Сьогодні інструменти штучного інтелекту – це The Next Big Thing у закупівлях. ШІ можна застосовувати як для пошуку потенційних замовників, так і для складання типової тендерної документації й шаблонних договорів для простих товарів і послуг. Наразі ми досліджуємо, як це можна використати безпосередньо в нашій роботі.
Головне пам’ятати, що успішний тендер – це постійна робота та саморозвиток.
Це прості, але ефективні поради. Всі перераховані вище інструменти дали змогу Національному банку посісти одне з перших місць за показниками конкуренції та економії за підсумком закупівель у минулі два роки.
Джерело: https://infobox.prozorro.org/articles/yak-provoditi-efektivni-publichni-zakupivli-poradi-vid-nbu
