Секрети ефективних закупівель “Укрпошти”

20.01.2021 10:04
0
Поділитися на facebook
Поділитись
appointment-booking-with-smartphone-man-woman_23-2148558748

   Укрпошта є однією із хороших прикладів, як можна заощадити гроші на Prozorro. Послугами Prozorro Укрпошта користується з 2016 року, і за цей період зекономила більше 1 мільярда гривень. 

   Заступник генерального директора із закупівель Олександр Наход розповів, як Укрпошті вдалося досягти високих показників у всіх закупівельних напрямках, як ефективно закуповувати електроенергію, газ та пальне та як на 100 % забезпечувати виконання умов договору.

   Як вимірювати ефективність закупівель

    Ефективність закупівель кожен оцінює по різному. Їх команда спирається при аналізі на об’єктивні показники. Для прикладу, за 4 роки вони провели понад 10 тисяч процедур закупівель, у яких взяли участь майже 6 тис. учасників. По їхніх мірках,  це хороший результат, бо з усіма цими учасниками потрібно було встановити і налагодити контакт. Варто зазначити, що 70 % закупівель закінчувалися підписанням договору, тому це дуже хороші результати. 

   Оскарження

   Багато замовників скаржаться, що постійно оскаржують їх торги. Укрпошта старається зробити хороші умови для Замовників. Саме тому оскарження їх процедур складає всього 1%, а це означає, що є довіра та розуміння між усіма учасниками процедури.  

   Для оцінки прямого результату роботи вони оцінюють свою основну ціль – своєчасне забезпечення підприємства ресурсами необхідної якості з мінімальними витратами.

   Економія при закупівлях 

   У середньому вона становить 14 % за 4 роки. А у 2020 році зросла до 20 %, тоді як середній показник у системі — 6 %. Але Ви повинні розуміти, що все залежить від того, що саме й на яку суму купуєте. Показник економії не може бути в усіх закупівлях однаковий, тому при  кожній закупівлі вони відстежують й порівнюють свої ціни з цінами ринку. 

   Приклад: вони підсумували закупівлі всіх видів пального, які купували через АЗС за третій квартал. Їх середня ціна була на 6 гривень і 40 копійок нижчою від роздрібних цін ОККО і WOG, у яких вони найчастіше купують пальне.

   Ще одним із показників, яким часто оцінюють ефективність роботи закупівельної служби в комерційних закупівлях є порівняння суми економії з її фондом оплати праці. Тобто скільки на одну гривню оплати праці закупівельної служби вона повертає у вигляді економії. 

   Що стосується Укрпошти, то цей показник за чотири роки становить приблизно 20, у той час як норма навіть для комерційних підприємств — 12–15. 

   Також вони відстежують цифру своєчасного забезпечення внутрішніх замовників основними матеріалами. Уже понад два роки цей показник становить понад 97 %. Тобто не менше 97 % усіх заявок і потреб у матеріалах ми вчасно закриваємо та забезпечуємо операційний процес.

   Ну і, звичайно, це якість ресурсів. Команда Укрпошти оцінює її різними каналами – від залучення конкурентів постачальників до приймання товару, до аналізу повідомлень у Фейсбуці та звернень працівників на внутрішню «гарячу лінію» щодо якості матеріалів. 

   Як Укрпошта закуповує пальне, електроенергію та газ

   Пальне, електроенергія, газ — це найбільші матеріальні витрати для них.   

   Пальне, газ, електроенергія — це окремі ринки, які працюють за своїми правилами. І щоб їх ефективно закуповувати, потрібно шукати оптимальні рішення.

   Пальне. Найбільш складна група закупівель. У 2019 році в Prozorro з’явився механізм рамкових угод, і вони зрозуміли, що це найкраще працюватиме на ринку. Ціна може суттєво змінитися навіть у проміжку між аукціоном та укладанням договору. Крім того, на відкритих торгах можна змінювати ціну лише через додаткові угоди та з обмеженням у 10 %. Саме для закупівель пального рамкова угода є ідеальним варіантом. Вона дає змогу швидко реагувати на зміни ціни, а також включати в одну рамкову угоду всіх основних гравців і отримати найкращу конкуренцію.

   Перед кожною закупівлею вони оголошують новий відбір у рамковій угоді. Учасники торгуються й дають найкращу ціну, яку на той момент можуть запропонувати. У свою чергу, вони впродовж 1–2 днів укладають угоду й за 1–2 дні викуповують потрібний  обсяг пального. Вони дають регулярний і постійний обсяг закупівель.

   Електроенергія. Рамкова угода для цього виду закупівель не працює. Проблема в тому, що ти не можеш одразу викупити весь обсяг, навіть якщо договір укладено. Тут кращим форматом є формульне ціноутворення. Вони укладають довгі договори, у яких є прив’язка ціни до «ринку на добу наперед», де купується основний обсяг електроенергії. Контракт потрібно зробити так, щоб ціна формувалася по факту місяця – при складанні акту. Це оптимальний формат для закупівлі електроенергії.

   Газ. Основною проблемою цього ринку була відсутність постачальника останньої надії, який би гарантував, що в будь-якому разі фізично без газу ти не залишишся. І тому більшість замовників постійно були під ризиком відключення газу. Саме це часто і спонукало їх погоджуватися навіть на незаконні вимоги постачальників про зміну ціни. 

   Для себе вони знайшли формат постачання газу через сховище. Вони платять за зберігання газу, укладають договори та закачують газ до себе і використовують його за потреби.

   Механізм постачальника останньої надії, який нормально працює на ринку електроенергії, поступово почав працювати і для газу. Але поки що ми рекомендуємо купувати газ у сховище – для цього треба придбати ліцензію, але це зовсім нескладно. 

   Як на 100 % забезпечувати виконання умов договору

   Державні закупівельники часто вважають, що їхня робота закінчується на тому, що вони провели тендерну процедуру, уклали договір та оприлюднили звіт. 

   Робота з закупівлями починається задовго до проведення тендеру й закінчується лише тоді, коли товар поставлений, його якість перевірена і, бажано, отримано зворотний зв’язок від внутрішнього замовника. 

   Важливо вміти не просто укласти договір, не порушивши процедуру, а ще й забезпечити виконання цього договору. 

   У них немає окремої служби якості, яка приймає товар. Його зазвичай привозили на центральний або регіональні склади – і на цьому все. І перші ж результати внутрішніх аудитів показали, що постачальники часто обманювали замовника. Майже всі товари, що постачалися на Укрпошту 4 роки тому, були з відхиленням якості.  Це був промисловий масштаб зловживань. Наприклад, пакували 475 бланків у пачці, а на пакуванні писали «500». Чи намотували 50 метрів стрічки, а писали 60. Це був дуже неприємний період для них…

   Тому з огляду на відсутність власної служби контролю якості та зневажливе ставлення до держзамовників з боку окремих постачальників, вони розробили свій формат приймання товарів. І почали запрошувати на приймання товару конкурентів постачальника, які також змагалися на тендері, але не перемогли. 

   У такий спосіб вони змогли кардинально змінити якість товарів, що постачаються. І що ще дуже важливо – це значно підвищило довіру з боку ринку.

   Другий важливий етап — фінансове забезпечення. У більшість договорів вони включають банківські гарантії. І якщо договори не виконуються, то ці гарантії знімаються. Це потужний інструмент, яким часто не користуються держзамовники

    Наприклад, коли один із постачальників пального вимагав від нас незаконного підписання додаткових угод, вони змогли змінити ситуацію тільки завдяки банківським гарантіям. Упродовж одного місяця зняли 6 банківських гарантій на 1 мільйон гривень з одного постачальника. Це був переломний місяць і ситуація в результаті змінилася кардинально. Саме тоді постачальник зрозумів, що вже не може безкарно шантажувати та порушувати договір.

   Звичайно, банківська гарантія може обмежити коло учасників, коли мова йде про маленькі суми закупівель. Якщо поставка до 200 тис. гривень, вони зазвичай не вимагають банківську гарантію. Бо на дрібних поставках працюють невеликі підприємства, яким важко її отримати. Усе, що стосується великих поставок, де працюють великі компанії – треба вимагати гарантії, проблем із цим не виникало.

  Чи підходить Prozorro лише для простих закупівель

   Є такий міф, що на Prozorro важко закуповувати складні речі. Насправді  через Prozorro можна купляти абсолютно все. Є тільки декілька категорій товарів, які дійсно важко закуповувати через систему: це дуже дрібні позиції для ремонтів, наприклад, які важко наперед спланувати, а потрібні вони бувають терміново. Це окремі специфічні ринки зі своїми правилами тарифоутворення – наприклад, авіаперевезення. 

   Проблема тут в тому, що замовнику, важко описати те, що ти хочеш отримати. А учаснику складно описати свою кваліфікацію і своє бачення цієї розробки та оцінити її вартість. А якщо мова йде про готові системи, які потрібно налаштувати та впровадити – у комерційному секторі рішення зазвичай приймають на основі експертних думок та особистих пріоритетів відповідальних менеджерів.

   Як приклад – Укрпошта вже пів року проводить закупівлю ERP-системи. Були вже два відповідних тендери, декілька оскаржень, змін. Проблема в тому, що їхні вимоги, якими вони намагалися деталізувати необхідний досвід та кваліфікацію, були відхилені через оскарження. Їхні спроби провести тестування продуктів, з якими приходили учасники, також закінчилися оскарженням. Аргументи скаржників — ви купуєте не готовий продукт, а майбутній, він буде спеціально для вас дороблятись та налаштовуватися, тому зараз немає що перевіряти. 

   Власноруч перевірити відповідність ядра системи вимогам на етапі визначення переможця – це порушення закону. 

   Що ж стосується готових продуктів — навіть складної техніки чи обладнання — тут не виникає проблем. Важлива річ — чітко та з усіма деталями прописувати тендерну документацію. 

   Тут потрібно дуже детально розуміти потреби замовника. Три роки тому вони зробили допис, як можна ефективно закуповувати брендову техніку. До прикладу, вони купили маршрутизатори Cisco з економією у 70 % від прайсової ціни, чи копіри Xerox зі знижкою майже 50 %. 

   Ви маєте розуміти, що система Prozorro дає всі можливості закупити не просто якісну техніку, а й найкращу за найкращими цінами.

    Як це зробити? На етапі підготовки документації мають бути прописані всі параметри, щоб, з одного боку, отримати якісний товар, а з іншого – створити максимальну реальну конкуренцію на торгах. 

   Що стосується коронавірусних закупівель, то в березні вони закликали уряд спростити процедуру Адже потрібно було терміново та незаплановано щось закупити, і коли на ринку дуже стрімко змінюються ціни, стандартні закупівельні процедури не працюють. Тому необхідно було спростити всі процедури, аби замовники могли закуповувати. 

   Команда Укрпошти – понад 60 тисяч працівників, тому вони купували багато засобів захисту, витрачаючи десятки мільйонів гривень. Тому вони вирішили повернутися до тих інструментів, які дозволяли проводити конкурентні закупівлі. Вони й так намагалися купувати за найнижчими цінами й ретельно підходили до відбору постачальників на прямих перемовах. 

   Тож конкурентні процедури — це не просто механізм дотримання формальних процедур, а й можливість купувати товар значно дешевше. Ті ж самі постачальники, які переконували, що 70 гривень за літр антисептика – це найкраща ціна, уже через 2–3 тижні постачали  його за 30 грн після перемоги на аукціоні. 

   Конкурентні процедури це дуже хороша можливість зекономити кошти.  

   Публічні закупівлі «до й після»

   Порівнюючи публічні закупівлі у 2015 та зараз, то відбулися надзвичайно великі зміни. Система, і нові правила створили ринок публічних закупівель більш ефективним та прозорим.

   Сфера публічних закупівель постійно змінюється та покращується, що не може не радувати. 

   Що має бути далі? 

   Основним чинником кардинального покращення системи є зміна ставлення до грошей у держсекторі. У державних замовників має з’явитися стимул для того, щоб економити гроші. На жаль, зараз у переважній більшості випадків публічні закупівлі більш схожі на намагання «освоїти бюджет». 

   Також важливим напрямом розвитку має бути посилення контролю у сфері публічних закупівель. На даний момент багато дрібних порушень залишаються безкарними, що дуже спотворює систему. Але це не на довго, адже команда Prozorro працює над удосконаленням цієї проблеми. 

    Третій напрям розвитку – це автоматизація системи та процесів, якомога більше інформації має переводитися в електронний формат. Це дасть змогу зробити систему більш зручною та менш залежною від людського фактору. Роботи над системою ще є дуже багато, але ми впевнені, що працюючи разом ми найближчим часом дійдемо до хороших результатів. .

   При написанні статті використані матеріали infobox.prozorro.org

Поділитися на facebook
ПОДІЛИТИСЬ
0

КОМЕНТАРІ

Підписка на розсилку