Досить часто виникають ситуації, коли при оприлюдненні інформації на вебпорталі Уповноваженого органу, яка стосується закупівель, відбуваються технічні, механічні, формальні помилки.
Що мають робити замовники з такими помилками? Чи потрібно все відміняти і заново проводити закупівлю? Або є простіший спосіб іх виправлення?
В даній публікації ми розглянемо можливі варіанти виправлення помилок замовників та допоможемо вам, відповівши на ваші запитання.
На підставі чого виправляти помилки тендерному комітету?
У Законі України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) зазначено, що до 31.12.2021 (включно) замовник може утворювати тендерний комітет (комітети) для організації та проведення процедур закупівель.
Уповноважений орган (Мінекономіки) наприкінці 2020 року наказом від 07.12.2020 № 2546 затвердив Примірне положення про тендерний комітет (далі — Примірне положення про комітет). У пункті 2.9 даного Примірного положення про комітет зазначено, що члени тендерного комітету мають право: прийняти рішення з оформленням відповідного протоколу тендерного комітету щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок, допущених при внесенні інформації про закупівлю, яка оприлюднюється на вебпорталі Уповноваженого органу.
Отже, коли ви складаєте своє Положення про комітет, заздалегідь потурбуйтеся, щоб у ньому було передбачено право членів тендерного комітету на складання протоколів щодо виправлення помилок: технічних (механічних, формальних), допущених при внесенні інформації про закупівлю, яка оприлюднюється на вебпорталі Уповноваженого органу.
Користуйтеся вже розробленим та доступним для завантаження протоколом засідання тендерного комітету щодо виявлення та необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок:
(https://radnuk.com.ua/zrazky-dokumentiv/pryklad-protokolu-tk-shchodo-vyiavlennia-ta-neobkhidnosti-vypravlennia-pomylok/?utm_source=prozorro&utm_medium=baner&utm_campaign=stati), допущених при внесенні інформації про закупівлю. Це значно зекономить ваш час та спростить процедуру.
На підставі чого виправляти помилки уповноваженій особі?
Уповноважені особи керуються в роботі Примірним положенням про тендерний комітет й уповноважену особу, затвердженим наказом МЕРТУ від 30.03.2016 № 557 (далі — Примірне положення), оскільки окремого Примірного положення для уповноваженої особи Мінекономіки на даний час немає.
У даному положенні теж ідеться про помилки, але для тендерного комітету. Примірне положення є примірним, тобто приблизним та орієнтовним, а тому не є обов’язковим для використання.
В цілому, Уповноважена особа може відступати від Примірного положення, доповнювати або змінювати його, або ж при бажанні розробити власне.
Саме в останньому випадку обов’язково у власному Положенні про уповноважену особу передбачити, що уповноважена (уповноважені) особа(и) має(ють) право: прийняти рішення з оформленням відповідного протоколу щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок, допущених при внесенні інформації про закупівлю, яка оприлюднюється на вебпорталі Уповноваженого органу.
Щоб зберегти власний час та спростити процедуру, завантажте протокольне рішення уповноваженої особи щодо допущення технічних (механічних, формальних) помилок
(https://radnuk.com.ua/zrazky-dokumentiv/pryklad-protokolu-uo-shchodo-dopushchennia-tekhnichnykh-mekhanichnykh-formalnykh-pomylok/?utm_source=prozorro&utm_medium=baner&utm_campaign=stati) при внесенні інформації про закупівлю.
Що вважає Казначейство з приводу помилок замовників?
Листом від 11.12.2019 № 24-10-08/21940 (https://radnuk.com.ua/pravova-baza/lyst-derzhkaznacheistva-shchodo-kontroliu-za-dotrymanniam-biudzhetnoho-zakonodavstva-u-sferi-zakupivel/?utm_source=prozorro&utm_medium=baner&utm_campaign=stati) Державна казначейська служба України (далі – Органи Казначейства) на численні звернення територіальних органів Казначейства щодо виконання в процесі казначейського обслуговування повноважень з контролю за дотриманням бюджетного законодавства та законодавства у сфері закупівель у межах компетенції повідомила таке:
«У процесі опрацювання Органами Казначейства договорів про закупівлю разом із документами, що підтверджують застосування законодавства у сфері публічних закупівель, які самостійно оприлюднюються замовниками в електронній системі закупівель, можуть виникати питання щодо їх оформлення (заповнення) в частині невідповідності один одному.
Законом чи іншими нормативно-правовими актами не визначено механізм виправлення технічних(механічних) помилок, допущених замовником при заповненні форм документів публічних закупівель, але і не заборонено. Тому у разі виявлення невідповідності в документах, які замовник самостійно оприлюднив в електронній системі закупівель та в яких допущені помилки технічного характеру, які неможливо виправити на стадії реєстрації бюджетних зобов’язань, з метою усунення обставин, визначених частиною другою статті 7 Закону, на думку Казначейства, беручи до уваги положення наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 30.03.2016 № 557 ”Про затвердження Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)“ (зі змінами), замовники (тендерні комітети, уповноважені особи замовників тощо) мають право зафіксувати такі порушення документом (протоколом, листом тощо) та можуть надати його разом з іншими документами до відповідного Органу Казначейства.
Слід зазначити, що такі дії розпорядника не знімають з нього відповідальності згідно з нормами законодавства про закупівлі за допущені порушення».
З вищевикладеного виходить, що в разі, коли у замовника виникають проблеми з реєстрацією документів в Органах Казначейства через виявлені помилки, у вищенаведеному листі надано рекомендацію щодо можливості їх виправлення.
Що може вважатися технічними, механічними, формальними помилками?
У Законі “Про публічні закупівлі” та в Примірному положенні немає чіткого визначення та переліку технічних, механічних та формальних помилок. Отже, тендерному комітету та/або уповноваженій особі залишається самостійно приймати рішення, які помилки можна віднести до технічних, механічних, формальних помилок, та власним протоколом прийняти рішення щодо їх виправлення.
Приклади можливих помилок:
- помилкове розміщення не того договору під звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Хоча, Законом не встановлено обов’язку розміщувати під таким звітом договір, але у випадку, якщо замовник розмістив такий договір і помилково прикріпив не той, що потрібно, таку помилку можна виправити шляхом складання протоколу про виправлення технічних, механічних та формальних помилок. Як варіант виправлення – прикріпити його як повідомлення про внесення змін до звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель з правильним договором;
- помилкове розміщення на вебпорталі Уповноваженого органу звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (таку технічну помилку можна, наприклад, пояснити тим, що секретар тендерного комітету такий звіт розмістив на авторизованому електронному майданчикові в режимі чернетки, а потім помилково направив на публікацію);
- помилкове зазначення в оголошенні про проведення процедури закупівлі строку поставки «з 02.06.2021» замість «з 20.06.2021». При такій ситуації в протоколі, наприклад, можна вказати: «Через те, що під час внесення інформації в оголошення уповноважена особа припустилася механічної помилки. Замість строку поставки ”з 02.06.2021“ правильним строком поставки треба вважати ”з 20.06.2021“»;
- при плануванні закупівлі в річному плані був вказаний 2020 рік замість 2021 року;
- в оприлюдненому договорі про закупівлю, який укладений за результатами спрощеної закупівлі/процедури закупівлі, уповноваженою особою помилково зазначено дату договору про закупівлю «2020» замість «2021». В такій ситуації в протоколі, наприклад, можна вказати наступне: «Під час укладення договору про закупівлі уповноважена особа припустилася технічної (механічної) помилки замість ”2020“ року правильним треба вважати ”2021“»;
- при оприлюдненні звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, виникла помилка синхронізації з ЦБД, і закупівлю немає можливості довести до кінця.
Такі приклади помилок не є вичерпними. Головне, вчасно виявити помилку та вчинити дії для її виправлення.
Алгоритм дій при виявленні помилки.
Крок 1: в положенні про тендерний комітет та/або уповноважену особу передбачаємо можливість прийняти рішення з оформленням відповідного протоколу щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок.
Крок 2: якщо замовник працює з Органами Казначейства, то рекомендуємо погодити з органами механізм виправлення технічних (механічних, формальних) помилок.
Крок 3: складаємо протокол тендерного комітету або уповноваженої особи щодо необхідності виправлення помилок. З прикладами таких протоколів ви можете ознайомитись на порталі RADNUK.COM.UA в розділі «Зразки документів» – «Зразки документів замовникам».
Крок 4: якщо є така можливість, розмістити даний протокол про допущені помилки на вебпорталі Уповноваженого органу. У разі, якщо відсутня технічна можливість розміщення такого протоколу, то рекомендуємо його обов’язково скласти та зберегти в паперовому вигляді.
Бажаємо вдалих закупівель та сподіваємось, що ми висвітлили хвилюючі вас питання.
Радник в сфері державних закупівель
(https://radnuk.com.ua/utm_source=prozorro&utm_medium=baner&utm_campaign=stati)
