Для того, щоб закупівля пройшла вдало, потрібно чітко та поетапно спланувати усі кроки та нюанси проведення процедури закупівлі, а також визначити потреби, умови договору та вимоги до учасника. Однак, визначимо етапи більш детально.
Основними дотендерними процедурами є:
– Опрацювання потреб;
– Визначення потреби (технічний регламент – постанова КМУ №927);
– Визначення умов договору (перерахунок ціни, графік, умови оплати, тощо);
– Визначення вимог до учасника;
– Визначення очікуваної вартості;
– Визначення предмету закупівлі;
– Консультації: з ринком, з іншими замовниками, з майданчиком;
– Оприлюднення плану;
– Оголошення процедури.
Надалі встановлюються строки проведення тендерної процедури з урахуванням можливих вимог та оскаржень, та строку, необхідного для укладання договору. Наступним етапом є виробництво, а далі – транспортування товарів.
Тепер пропонуємо розглянути основні стратегічні питання закупівлі.
Дуже важливим пунктом є робота із внутрішнім замовником/стейкхолдерами, а також консультації з ринком (виявлення обсягів та періодичність процедур, строк оплати, форми та суми забезпечення виконання, графік постачання) – у разі необхідності. Крім того, не будуть зайвими консультації з іншими замовниками та майданчиком. Велику увагу варто приділити формуванню тендерної документації, а саме:
*забезпеченню/процедурі, договору, інших дій;
*формулі перерахунку ціни (Platts, Argus, довідки щодо коливань ДЗІ/ТПП, дослідження ринку);
*очікуваній вартістості/високій або наближеній до ринкової;
*географії поставки.
Як показує практика, завжди є певні ризики, із якими можна зіткнутися. Якщо виявити основні з них, то ми б наголосили наступні:
- Строки проведення процедури (наявність запасів та укладених договорів).
- Процес укладання договорів (перехід на електронний документообіг).
- Зрив постачання (особливо ризиковано для АЗС – мінімізація: строки оплати, графік отримання талонів/карток).
- Змова учасників, відсутність учасників на торгах.
- Запит зайвих документів в складі тендерної документації.
- Акцизні склади у замовника (опт, дрібний опт – внутрішні переміщення).
У разі, коли ви знаєте про усі можливі ризики, запобігти їм все ж простіше.
Для тих, кому цікава така статистика, ми пропонуємо наступну інформацію. Переглянувши дані за 2020-2021 роки, ми зібрали для вас Топ 5 замовників та їхні процедури закупівлі:
– Міністерство оборони України (очікувана вартість майже 7,6 млрд грн, сума завершених тендерів 6, 14 млрд грн , 22 завершених тендери, 60 договорів)
– Філія «Центр забезпечення виробництва «Акціонерного товариства «Українська Залізниця» (очікувана вартість майже 6,15 млрд грн, сума завершених тендерів 4,78 млрд грн , 72 завершених тендери, 72 договори)
– Національна поліція України (очікувана вартість майже 2,17 млрд грн, сума завершених тендерів 1,17 млрд грн , 5 завершених тендери, 9 договорів)
– Центральна база забезпечення пально-мастильними матеріалами Національної гвардії України (очікувана вартість майже 422,5 млн грн, сума завершених тендерів 283,1 млн грн , 6 завершених тендери, 16 договорів)
– АТ «Укрпошта» (очікувана вартість майже 420 млн грн, сума завершених тендерів 356,4 млн грн , 89 завершених тендерів, 89 договорів)
Сподіваємося, ця тема була для вас цікавою та корисною. Вдалих вам закупівель!
