Планування закупівель на наступний рік складається не тільки з формування річного плану. Щоб своєчасно отримати необхідні роботи, послуги чи товари, замовнику слід правильно організувати планування закупівель і грамотно налагодити взаємодію усіх осіб, що беруть участь у цьому процесі. Роз’яснюємо у статті, хто ініціює закупівлю, хто займається плануванням на підприємстві, як організувати роботу підрозділів та інші тонкощі планування закупівельної діяльності.
Кожного року замовник складає бюджет своїх витрат на наступний рік, згідно з законодавчими нормами. Обов’язково формується річний план закупівель (далі — РПЗ). Він необхідний для проведення ефективних закупівельних процедур впродовж всього року. Вчасно плануючи витрати, ви отримуєте можливість:
- правильно встановити очікувану вартість предметів закупівлі та не уникнути проведення процедури відкритих торгів чи застосування Закону № 922;
- своєчасно оголосити закупівельну процедуру та залучити до участі у торгах якнайбільше учасників;
- скоротити обсяг роботи та оптимізувати використання робочого часу для відповідальних осіб.
Порядок планування закупівель
Починаючи з 2021 року планування закупівель відбувається за новим законодавством, тобто згідно з новою редакцією Закону № 922.
Головна відмінність для замовника полягає в тому, що для планування закупівель 2021 — 2022 необхідно додатково ураховувати спрощені закупівлі, а також закупівлі за звітом про договір про закупівлю, складеним без застосування ЕСЗ.
Таким чином, замовнику слід комплексно розглядати закупівлі ще у період планування. Завчасно продумати закупівельні стратегії, у тому числі на невеликі суми. Якщо не розв’язати ці питання заздалегідь, у майбутньому не уникнути хаосу в роботі. Зокрема можуть виникнути труднощі, пов’язані з:
- застосуванням Закону;
- адміністративним та людським ресурсом, зайвою витратою часу, якої можна запобігти.
Планувати закупівлі необхідно тільки на підставі наявної потреби у закупівлі товарів/послуг/робіт. Пам’ятайте, що РПЗ повинен включати усі заплановані закупівельні процедури.
Перед плануванням закупівлі слід чітко визначити:
- що конкретно закуповується;
- який вид закупівлі планується застосувати;
- коли буде розпочато процес закупівлі.
Щоб не заплутатися та не зробити помилок, зважайте на головні вимоги до планування.
Інформація щодо планування закупівель: що врахувати
Для правильного планування закупівель недостатньо просто сформувати РПЗ. Ефективне планування неможливе без цілого комплексу дій, які слід виконувати заздалегідь.
Мінекономіки у листі «Щодо делегування здійснення закупівель» від 10.09.2020 № 3304-04/55366-06 наголошує, що важливими передумовами закупівель є:
- визначення потреби у конкретних товарах, послугах, роботах, встановлення очікуваної вартості закупівельної процедури;
- планування обсягів та джерел видатків;
- підготовка до проведення процедури закупівлі;
- складання річного плану та внесення необхідних змін.
Корисні поради про організацію планування закупівель на наступний рік читайте у наших колег на порталі Держзакупівлі.
