Зазвичай, у багатьох Замовників виникають деякі проблеми під час проведення тендерів. Для того, щоб уникнути ці проблеми можна поспілкуватись із Постачальниками. Ніхто не забороняє для Замовника попередньо поспілкуватися з Постачальниками, щоб уникнути від незначних проблем, які тільки уповільнюють процес закупівлі товарів чи послуг. Ви навіть не уявляєте наскільки попередня комунікація з Постачальником може “зіграти Вам на руку”. На сьогоднішній день, обговорювати всі деталі процедури – це необхідність.
Чи можна проводити зустрічі з Постачальниками?
Раніше, серед Замовників існував міф, щодо того, що зустріч з Постачальниками до тендеру контролюючі органи можуть вважати змовою, та ці зустрічі провокують перевірки тендерів Замовника, які можуть призвести до дискваліфікації. З набуттям чинності нової редакції Закону “Про публічні закупівлі” це питання однозначно вирішилось.
Відповідно до частини 4 статті 4 Закону для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель Замовники можуть проводити попередні ринкові комунікації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації щодо їх послуг. Але ця інформація може використовуватись у тому випадку, якщо вони не призводять до порушення принципів здійснення публічних закупівель та недискримінації учасників.
Такі комунікації можуть проводитися через електронну систему закупівель або шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками.
ВАЖЛИВО! Лист МЕРТ №3304-06/48844 від 28.12.2017 “Щодо передумов здійснення закупівель” містить таку інформацію: “Замовники можуть попередньо здійснювати маркетингові дослідження, вивчення ситуації на ринку, моніторинг комерційних пропозицій потенційних постачальників, як з відкритих джерел, так і безпосередньо консультуючись з ринком”.
Багато компаній, які користуються послугами публічних закупівель розповідають, що комунікації з Постачальниками дають велику кількість переваг при проведенні тендеру.
Преваги дотендерної комунікації
Ви краще зрозумієте предмет закупівлі та зможете знати всі деталі товару, які Вам потрібно закупити. Саме Постачальники можуть підказати, чи підійде Вам той чи інший товар під вже існуюче обладнання або ж запрлпонуються нший варіант товару, який Вам підійде найкраще.
Ви швидше сформуєте технічне завдання, кваліфікаційні та інші критерії. Не знаючи детальних характеристик товару, Ви можете зазначити некоректні вимоги в ТД, які можуть призвести до оскарження закупівлі. Попередня комунікація з Постачальником може розвіяти ці питання та Ви не допустите цих помилок при формуванні ТД.
Вам простіше буде визначити очікувану вартість. Зустріч з Постачальниками допоможе зрозуміти, чи правильно Ви визначили очікувану вартість. І Ви зможете внести зміни в річний план ще тоді, коли для цього є можливість. Адже неправильно визначена очікувана вартість може призвести до того, що до Вас не прийде жоден постачальник або ж навпаки, Постачальники запропонують занадто високу ціну за свій товар.
Ви забезпечите участь постачальників у тендері.
Провівши зустріч з Постачальниками, то збільшиться вірогідність того, що вони потім прийдуть на Ваш тендер. Вони вже будуть знайомі з Вашими вимогами та будуть розуміти те, що Ви від них потребуєте. І, звичайно, у Постачальника зявится до Вас довіра, що є не мало важливим фактором при проведенні закупівлі.
5. Зменшиться час на підготовку тендерної документації. Звичайно, дізнавшись всю потрібну інформацію зарання, Ви зекономите велику кількість часу, і Ви вже точно будете знати, що Вам потрібно.
Як проводити спілкування з ринком
- Вам необхідно все-таки знайти собі потенційних Постачальників товару в bi.prozorro.org переглянути, хто продає в Вашому регіоні товари по обраному Вами коду за ДК 021:2015. Ви можете також скористатись https://cpvtool.kse.ua/, де після введення назви товару, який Ви хочете купити, Вам будуть показані постачальники даного товару, або ж Ви можете шукати потенційних Постачальників в Інтернеті.
- Запросіть Постачальників на зустріч, опублікувавши оголошення в фейсбук, або ж розіславши запрошення на електронну пошту.
- Запросіть на зустріч всіх зацікавлених осіб Вашого підприємства.
- Підготуйтесь до зустрічі.Напишіть собі перелік запитань, які б Ви хотіли задати своїм потенційним Постачальником.
- Робіть висновки та прислухайтесь до порад кожного з Постачальників.
- Результати зустрічі розмістіть на сайті, щоб інші постачальники теж мали шанс ознайомитися з інформацією.
Сподіваємось, що дана інформація була супер корисна для Вас, і Ви точно будете користуватися нашими порадами, які точно допоможуть Вам при проведенні закупівлі.
Готуйтесь до зустрічі зі своїми потенційними Постачальниками вже зараз!
При написанні статті використані матеріали infobox.prozorro.org
