Щодо планування закупівель

 Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України на численні звернення суб’єктів сфери публічних закупівель щодо застосування законодавства у сфері публічних закупівель повідомляє.
Закон України “Про публічні закупівлі” (далі – Закон) визначає правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад.
Планування закупівель є динамічним та безперервним процесом, що здійснюється замовниками протягом року. З огляду на зазначене, Мінекономіки підготувало низку узагальнених відповідей рекомендаційного характеру, які охоплюють процес, що передує плануванню, планування та внесення змін за потреби до річного плану закупівель суб’єктами господарської діяльності, а також суб’єктами, що фінансуються з державного та місцевих бюджетів.
Щодо забезпечення невідкладних потреб на початку року
Законом не встановлено обов’язку замовника складати та затверджувати річний план закупівель на підставі кошторису (тимчасового кошторису), фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних коштів).
Поряд з цим статтею 41 БКУ визначені особливості формування надходжень бюджету та здійснення витрат бюджету в разі несвоєчасного набрання чинності Законом про Державний бюджет України, яким зокрема встановлено обмеження щодо здійснення деяких витрат бюджету.
У свою чергу, відповідно до абзацу 14 розділу І Загальні питання додатку 2 Порядку про складання фінансового плану у разі незатвердження (непогодження) фінансового плану в установленому порядку суб’єктам господарювання державного сектору економіки слід дотримуватися обмежень, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 03.10.2012 № 899 “Про порядок здійснення витрат суб’єктами господарювання державного сектору економіки в разі незатвердження (непогодження) річних фінансових планів у встановленому порядку”, яка містить заборону щодо здійснення деяких видів витрат суб’єкта господарювання державного сектора економіки.
Таким чином, ураховуючи, що Закон не містить заборон щодо проведення закупівель до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану підприємства, замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році, може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати закупівлю за відповідним предметом закупівлі.
Водночас при укладанні договору про закупівлю за результатом процедури розпоряднику (одержувачу) бюджетних коштів необхідно обов’язково враховувати вимоги частини першої статті 23 БКУ та частини четвертої статті 48 БКУ, які забороняють взяття розпорядниками (одержувачами) бюджетних зобов’язань та здійснення платежів без відповідних бюджетних асигнувань, що в свою чергу надаються відповідно до встановлених бюджетних призначень.
Тому, в проекті договору про закупівлю та договорі про закупівлю замовнику необхідно передбачити відповідний порядок виникнення договірних зобов’язань в залежності від реального фінансування.
При цьому істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених Законом.
Щодо здійснення закупівель відповідно до тимчасового і постійного кошторисів
Відповідно до частини першої статті 44 БКУ Державний бюджет України виконується за розписом, який затверджується Міністром фінансів України, відповідно до бюджетних призначень у місячний строк з дня прийняття закону про Державний бюджет України. Разом з тим бюджетним законодавством визначено порядок встановлення бюджетних асигнувань розпорядникам бюджетних коштів у разі коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін.
Так, пунктом 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228 (далі – Порядок), визначено, що у разі коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін, в обов’язковому порядку складається тимчасовий розпис бюджету на відповідний період. Бюджетні установи складають на цей період тимчасові індивідуальні кошториси, а заклади фахової передвищої та вищої освіти, наукові установи та заклади охорони здоров’я також тимчасові індивідуальні плани використання бюджетних коштів і тимчасові індивідуальні помісячні плани використання бюджетних коштів, які затверджуються їх керівниками.
Поряд з цим зважаючи на те, що Закон не містить обмежень щодо проведення закупівель до затвердження кошторису бюджетної установи, замовник, який є розпорядником бюджетних коштів, (одержувачем бюджетних коштів) може здійснювати закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до тимчасового індивідуального кошторису (тимчасового індивідуального плану використання бюджетних коштів).
Водночас після затвердження та доведення постійного кошторису на рік, обрання і проведення способів закупівель здійснюється без урахування обсягів закупівель, здійснених відповідно до тимчасового індивідуального кошторису (тимчасового індивідуального плану використання бюджетних коштів), керуючись відповідними вартісними межами, визначеними Законом.
В іншому випадку за наявності тимчасового індивідуального кошторису (тимчасового індивідуального плану використання бюджетних коштів) замовник може здійснювати закупівлю планової потреби у товарах, роботах і послугах на рік. При цьому у проекті договору про закупівлю та договорі про закупівлю такий замовник може визначити умову взяття зобов’язань щодо сплати частини предмета закупівлі в межах доведеної суми в тимчасовому кошторисі, та передбачити умову щодо оплати залишку суми договору виключно за наявності коштів згідно з постійним кошторисом (планом використання бюджетних коштів).
Приклад 1
Річна потреба в закупівлі послуг з прибирання (ДК 021:2015: 90910000-9) бюджетної установи становить 250 000,00 грн. Відповідно до тимчасового індивідуального кошторису бюджетної установи передбачені витрати на вказану закупівлю в розмірі 60 000,00 грн. Решта бюджетних призначень будуть спрямовані після затвердження постійного кошторису.
Отже, з огляду на вищевикладені обставини, та ураховуючи, що Закон не містить обмежень щодо проведення закупівель до затвердження кошторису бюджетної установи, в зазначеному випадку для здійснення невідкладних потреб на початку року замовник може:
1) після складання тимчасового індивідуального кошторису внести до річного плану та провести закупівлю зазначених послуг виходячи з річної потреби у зазначеній закупівлі на очікувану вартість 250 000,00 грн, шляхом застосування однієї з процедур закупівель визначених статтею 13 Закону та передбачити в договорі про закупівлю зобов’язання щодо оплати частини предмета закупівлі в межах доведеної суми відповідно до тимчасового кошторису, при цьому також передбачивши умову щодо оплати залишку суми договору виключно за наявності коштів згідно з постійним кошторисом;
2) після складання тимчасового індивідуального кошторису внести до річного плану та провести закупівлю зазначених послуг виходячи з суми, що затверджена тимчасовим кошторисом (60 000 грн.), шляхом застосування спрощеної закупівлі. Водночас після затвердження та доведення кошторису на рік внести зміни до річного плану та провести закупівлю з урахуванням вартісних меж визначених Законом, без врахування обсягів закупівель, що були проведені відповідно до фінансування за тимчасовим кошторисом (250 000 грн. – 60 000 грн. = 190 000 грн.), шляхом застосування спрощеної закупівлі.
Щодо складання річного плану
Законом встановлено, що заплановані закупівлі включаються до річного плану. Згідно з частиною першою статті 4 Закону закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
З інформацією про створення річного плану в електронній системі закупівель можна ознайомитись за посиланням:
https://infobox.prozorro.org/articles/planuvannya-zakupivelnoji-diyalnosti
Отже, відповідно до частини другої статті 4 Закону в річному плані, крім інформації про замовника зокрема зазначається: назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (далі – ЄЗС) (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності); розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі; код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів); вид закупівлі та орієнтовний початок проведення. У разі застосування рамкової угоди додатково зазначається: строк дії рамкової угоди; сторона рамкової угоди (замовник або централізована закупівельна організація, яка проводить закупівлю в інтересах замовника); очікувана вартість з урахуванням усього запланованого строку дії рамкової угоди.
При цьому внесення зазначеної інформації про кожну заплановану закупівлю здійснюється замовником перед проведенням відповідної закупівлі, та не потребує коригування за результатами здійснення такої закупівлі, у тому числі, у разі якщо така закупівля була відмінена, або її визнано такою, що не відбулась відповідно до вимог Закону та/або за результатами її проведення не було укладено договір про закупівлю.
Поряд з цим, зважаючи на те, що максимальна економія, ефективність, пропорційність, відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель визначено принципами здійснення публічних закупівель, оприлюднення річного плану закупівель замовниками заздалегідь, наприклад на початку року, з включенням до нього всіх запланованих закупівель, може сприяти підвищенню рівня конкуренції серед учасників та результативності закупівель.
Варто також зазначити, що порядок проведення закупівель, визначений Законом, не передбачає відображення в річному плані зміни істотних умов договору про закупівлю, що здійснюється в порядку, визначеному частиною п’ятою статті 41 Закону, а також інших зобов’язань за договорами про закупівлю, укладеними в попередні роки та строк дії яких не закінчився у встановленому законодавством порядку.
У свою чергу, частиною п’ятою статті 3 Закону, а для замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання, − додатково частиною шостою статті 3 Закону, встановлено перелік випадків, коли Закон не застосовується.
Відповідно до частини третьої статті 4 Закону в зазначених випадках такі закупівлі до річного плану не включаються.
Поряд з цим пунктом 25 частини першої статті 1 Закону визначено, що публічна закупівля – придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом.
Отже, до річного плану закупівель не вносяться будь-які інші видатки замовника, що не передбачають придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому Законом.
До річного плану не включаються видатки, які здійснюються як відшкодування (компенсація) витрат, у тому числі таких як, наприклад відшкодування витрат по звітам про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовим звітам), відшкодування вартості комунальних послуг орендодавцю; видатки на оплату праці; видатки на оплату адміністративних послуг, судових витрат (судовий збір), податків, зборів, мита, штрафів, оскільки річний план не є фінансовим документом, має інформативний та декларативний зміст щодо придбань, які планує здійснити замовник протягом поточного періоду.
Щодо внесення змін до річного плану та закупівель, які замовник об’єктивно не міг передбачити
Виходячи зі змісту частини першої статті 3 Закону сфера застосування Закону визначається очікуваною вартістю предмету закупівлі та категорією замовника.
При цьому відповідно до пункту 22 частини першої статті 1 Закону предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі).
Отже, замовники вносять інформацію про закупівлі до річного плану, обираючи при цьому за кожним предметом закупівлі один з видів закупівлі, визначений пунктом 5 частини другої статті 4 Закону, керуючись відповідними вартісними межам, та враховуючи при цьому категорію такого замовника.
Разом з тим частиною першою статті 4 Закону передбачена можливість внесення змін до річного плану закупівель. При цьому форма внесення змін до річного плану закупівель (зміна розміру бюджетного призначення та/або очікуваної вартості предмету закупівлі; виду закупівлі; орієнтовного початку проведення закупівлі), періодичність і характер таких змін законодавством не обмежені. Тому замовник може періодично вносити зміни до річного плану закупівель відповідно до наявного фінансування, потреби у товарах, роботах, послугах тощо, до здійснення відповідної закупівлі.
З інформацією про редагування річного плану в електронній системі закупівель можна ознайомитись за посиланням:
https://infobox.prozorro.org/updates/yak-redaguvati-plan-zakupivli
Таким чином, ураховуючи, що Законом встановлено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану, у разі: 1) виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити; 2) виділення додаткових коштів; 3) перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель; 4) перерозподілу коштів зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення; 5) перерозподілу коштів, які було заплановано на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків; 6) відміни закупівлі або визнання її такою, що не відбулась/неукладення договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідності здійснення нової закупівлі; 7) розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі; 8) інших подібних випадках, замовник може вносити відповідні зміни до річного плану закупівель, шляхом створення нових та/або редагування/видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі.
Водночас, ураховуючи поняття “предмет закупівлі”, такий предмет закупівлі (у новоствореному чи відредагованому рядку річного плану) у вищевказаних випадках вважатиметься новим предметом договору і новим предметом закупівель.
Тому вид закупівлі для такого предмету закупівлі повинен визначатись замовником з урахуванням вартісних меж визначених Законом та з урахуванням категорії замовника.
При цьому зважаючи на те, що планування здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі, очікувана вартість такого предмету закупівлі зазначається
замовником саме на момент внесення змін до річного плану, без урахування обсягів закупівель за аналогічним предметом закупівлі, які вже були здійснені у поточному році чи проводяться під час внесення змін в річний план та з дотриманням положень частини десятої статті 3 Закону, які забороняють замовнику ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень частини третьої статті 10 цього Закону.
Приклад 2
Замовник державне комерційне підприємство в ході здійснення своєї операційної діяльності проводить закупівлі запасних частин до сільськогосподарської техніки за кодом ДК 021:2015: 16810000-6 для проведення планового технічного обслуговування та ремонту сільськогосподарської техніки. Поряд з цим, деякі закупівлі запасних частин мають нерегулярний та несистемний характер (замовник не може визначити, яка деталь і коли може вийти з ладу).
З початку року замовником, виходячи з розрахунків, що використовувались при формуванні витратної частини фінансового плану підприємства, було заплановано та проведено спрощену закупівлю на придбання зазначених товарів на загальну суму 170 000 грн. Згодом у замовника через непередбачувану поломку виникла потреба у закупівлі за вказаним кодом на суму 40 000 грн.
Враховуючи зазначені в даному прикладі обставини, та оскільки очікувана вартість наявної потреби у закупівлі зазначеного предмету закупівлі не перевищує 50 тисяч гривень, то в даному випадку замовник може після внесення відповідних змін до річного плану здійснити закупівлю одним з таких способів: закупівля без використання електронної системи закупівель з обов’язковим оприлюдненням в системі звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель; закупівля з використанням електронних каталогів (у разі наявності такого товару в електронному каталозі); закупівля з використанням електронної системи закупівель у порядку, затвердженому наказом ДП “ПРОЗОРРО” від 19.03.2019 року № 10 (зі змінами).
Приклад 3
Кошторисом комунального закладу обласної ради на початку року було заплановано закупівлю послуг з поточного ремонту і технічного обслуговування медичного та хірургічного обладнання (код ДК 021:2015: 50420000-5) на загальну суму 156 000 грн. Замовником було укладено договори про закупівлю за результатами проведення спрощеної закупівлі на суму 146 000 грн., а також використано зекономлені за результатами проведення зазначених спрощених закупівель кошти на закупівлю предметів за тим самим кодом ЄЗС (укладено договори про закупівлю без використання електронної системи закупівель з оприлюдненням відповідних звітів).
Згодом замовником на додатково виділені кошти в розмірі 55 000,00 грн. проведено закупівлю предмету з аналогічним кодом ЄЗС (поточний ремонт комп’ютерного томографу) із застосуванням спрощеної закупівлі, яка була відмінена через відсутність пропозицій учасників для участі в ній. Водночас потреба в закупівлі зазначеного предмету у замовника лишилась.
Через деякий час замовнику знову було виділено додаткові кошти у розмірі 4 000 000,00 грн. на здійснення закупівлі за тим самим кодом ЄЗС (капітальний
ремонт гамма-терапевтичного апарату з заміною джерела іонізуючого випромінювання).
Таким чином, на момент останнього виділення замовнику коштів сумарна очікувана вартість предметів закупівлі за вказаним кодом ЄЗС перевищує вартісні межі визначені частиною третьою статті 10 Закону (133 000 Євро × 30,40 грн. (офіційний курс євро визначений НБУ) = 4 043 200,00 грн.).
Отже, з огляду на зазначені у вказаному прикладі обставини, замовнику під час планування та проведення закупівель предмету за тим самим кодом ЄЗС потрібно враховувати вимоги абзацу другого частини десятої статті 3 Закону.
В такому випадку замовник може внести зміни в річний план та провести одну процедуру закупівлі за вказаним кодом на загальну очікувану вартість 4 055 000,00 грн., з поділом предмету закупівлі на лоти або без нього, дотримуючись при цьому вимог Закону щодо порядку проведення конкурентної закупівлі, вартість якої перевищує межі, встановлені частиною третьою статті 10 Закону (для товарів та послуг – 133 000 Євро).
В додатку до листа наводимо ще кілька прикладів планування та здійснення замовниками 1-3 категорій закупівель, які вони об’єктивно не могли передбачити.
Водночас способи закупівель для замовників 4-ої категорії та вартісні межі, якими вони керуються при визначені способів закупівель, наведено в листі від 04.06.2020 № 3304-04/34929-06 “Щодо замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання”, розміщеному на Інформаційному ресурсі Уповноваженого органу з питань закупівель.
Таким чином, замовник, визначаючи вид закупівлі під час планування та проведення закупівель, повинен дотримуватись вартісних меж, визначених Законом.
Поряд з цим, зважаючи на те, що відповідно до частини десятої статті 3 Закону замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень частини третьої статті 10 цього Закону, здійснення закупівель у вищезазначених випадках має бути обґрунтованим та документально підтвердженим.
Ураховуючи зазначене, а також вимоги частини десятої статті 11 Закону та пункту 4 Розділу Х Закону, рішення про внесення змін до річного плану має бути обґрунтованим та відображеним у відповідному протоколі.
Одночасно зазначаємо, що листи Міністерства не встановлюють норм права, носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

Директор департаменту
сфери публічних закупівель
Міністерства розвитку
економіки, торгівлі та
сільського господарства України                                     Лілія ЛАХТІОНОВА