З 1 вересня 2026 року замовники можуть застосовувати переговорну процедуру закупівлі у випадках, передбачених пунктом 13 Постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Особливості).
Цей спосіб закупівлі використовується лише за наявності визначених законодавством підстав та відрізняється від відкритих торгів тим, що не передбачає проведення аукціону.
Під час переговорної процедури замовник взаємодіє безпосередньо з одним або кількома потенційними постачальниками, погоджує умови закупівлі та визначає учасника, з яким планує укласти договір. Для застосування переговорної процедури у замовника повинна бути наявна одна з підстав, прямо визначена пунктом 13 Особливостей. Зокрема, така можливість може виникати, якщо:
- попередні відкриті торги не відбулися через відсутність тендерних пропозицій;
- товар, робота або послуга може бути надана виключно певним постачальником;
- існують технічні причини відсутності конкуренції;
- необхідно захистити права інтелектуальної власності;
- виникла нагальна потреба у закупівлі через особливі обставини;
- закупівлі товарів за процедурою відновлення платоспроможності боржника згідно із законодавством
або наявна інша підстава, передбачена пунктом 13 Особливостей.
Перед початком процедури замовнику необхідно переконатися, що обрана підстава дійсно відповідає обставинам конкретної закупівлі та може бути належним чином підтверджена.
Як проходить переговорна процедура.
Процес умовно можна поділити на кілька основних етапів. Спочатку замовник визначає законну підставу для застосування переговорної процедури та готує її обґрунтування. Далі проводяться переговори з одним або кількома учасниками. Під час переговорів сторони можуть узгоджувати ціну, строки поставки, умови виконання договору та інші істотні умови закупівлі. Замовник під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) процедури закупівлі надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до пункту 47 особливостей. Після завершення переговорів замовник визначає учасника, з яким має намір укласти договір, та приймає відповідне рішення.
Що потрібно оприлюднити в системі.
Після прийняття рішення про намір укласти договір замовник повинен оприлюднити в електронній системі закупівель відповідне повідомлення. Зробити це необхідно протягом одного дня з моменту прийняття рішення. У повідомленні про намір укласти договір зазначається основна інформація про закупівлю, зокрема:
- Дані замовника: найменування, код ЄДРПОУ, адреса та категорія.
- Предмет закупівлі: назва, коди класифікаторів, розподіл на лоти.
- Деталі поставки: кількість, місце та строки для товарів/робіт/послуг.
- Дані учасника: назва/ПІБ, код ЄДРПОУ або ІПН (паспортні дані), контакти.
- Фінанси: узгоджена ціна пропозиції учасника без ПДВ.
- Підстави: умова та обґрунтування застосування переговорної процедури з підтвердними документами.
- Кваліфікація: інформація про відповідність критеріям (якщо переговори проводяться після відмінених торгів).
- Бенефіціари: дані про кінцевих бенефіціарних власників учасника.
Окремо звертаємо увагу, що узгоджена ціна пропозиції в повідомленні зазначається без урахування ПДВ.
Підтвердження підстави закупівлі.
Замовник повинен мати документи, які підтверджують наявність обставин, що дозволяють провести переговорну процедуру. Залежно від ситуації це можуть бути:
- експертні висновки;
- технічні документи;
- нормативно-правові акти;
- документи щодо виключних або авторських прав;
- підтвердження відсутності конкуренції;
- документи щодо надзвичайних або термінових обставин;
- інші матеріали, що підтверджують обрану підставу.
Перелік таких документів визначається індивідуально для кожної закупівлі.
Однією з підстав для застосування замовником переговорної процедури є відміна попередніх відкритих торгів через відсутність пропозицій від учасників. У такому випадку переговорна процедура фактично продовжує попередню закупівлю, тому замовнику важливо зберегти основні умови, які були визначені у відкритих торгах.
Зокрема, не повинні безпідставно змінюватися:
- предмет закупівлі;
- технічні характеристики;
- кількісні вимоги;
- основні умови договору;
- вимоги до учасника.
Якщо у відкритих торгах були встановлені кваліфікаційні критерії, учасник переговорної процедури також повинен їм відповідати.
Коли можна підписувати договір.
Після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір необхідно витримати встановлений законодавством строк. За загальним правилом договір може бути укладений не раніше ніж через 5 днів після оприлюднення повідомлення. Для окремих випадків передбачено скорочений строк – 3 дні. Конкретний строк залежить від підстави проведення переговорної процедури та предмета закупівлі.
На що звернути увагу замовнику.
Перед проведенням переговорної процедури рекомендуємо перевірити:
- чи передбачена обрана підстава пунктом 13 Особливостей;
- чи є достатнє документальне підтвердження;
- чи правильно визначено учасника та предмет закупівлі;
- чи коректно зазначена узгоджена ціна;
- чи завантажені всі необхідні документи;
- чи дотримані строки оприлюднення повідомлення та укладення договору.
Переговорна процедура є винятковим способом закупівлі, тому основну увагу варто приділяти правильності вибору підстави та її документальному підтвердженню.
